5S的理論，絕對簡單，也可以說，無需任何理論支持。由其字面的意思，已經(jīng)可以完全理解是什么及如何做了。因為5S都是我們大家都懂得，都會做及應(yīng)該做的一些小事情。由于理解的不同，對5S的表述略有不同，如“整理”有的為“清理”，“自律”有的為“修養(yǎng)”、“ 素養(yǎng)”等，實質(zhì)含義是一樣的 ，其意義在于：
1、提升企業(yè)形象，整齊清潔的工作環(huán)境。能增強客戶的信心，易于吸引客戶。建立顧客對干凈整潔工廠的信心與良好口碑。
2、 提升員工歸屬感，養(yǎng)成良好的習慣。提高員工的素養(yǎng)，使每位員工都有成就感，能造就現(xiàn)場全體人員進行改善的氣氛。易帶動員工改善管理的意愿，
3、節(jié)約成本、減少浪費、提高效率。減少人力、材料、設(shè)備、場所、工時的浪費，優(yōu)化作業(yè)方法，從而降低成本，提高效率。
4、安全有保障。工作場所寬敞明亮，通道暢通，視野開闊，物品擺放有序、一目了然，當然安全有保障。
5、品質(zhì)有保障，確保交貨期。品質(zhì)保障的基礎(chǔ)在于做任何事都要“講究”，不“馬虎”，5S,就是要去除馬虎，使品質(zhì)有保障，能按時生產(chǎn)出客戶所需的產(chǎn)品，準時交貨。
由此可見，5S就是五樣我們在平日工作環(huán)境中，不論是廠房或是辦公室，經(jīng)常要記得做的事情。因此，也有稱之為「五常法」。5S的具體內(nèi)容分述如下：
一、 整理（Seiri） 對工作現(xiàn)場的清理，分開要與不要的東西，只保留有用的東西，撤除不需要的。整理（Seiri）是先“分開”后“處理”的意思。分開和處理是一個階段內(nèi)的兩個步驟。分開是先將要的（必須留下的）和不要的（用不著的）東西分開；過期的和未過期的分開；好的和壞的分開，經(jīng)常用的和不經(jīng)常用的分開；原件和復(fù)印本分開等等。在分開這一個步驟中，先不要去考慮如何處理。在過程中，如果你腦海中浮現(xiàn)一些處理的方法，最好先把它們寫下來，供下一步參考用。分開這一步完成了，然后才考慮如何處理。處理的方法也可以是多樣化的。如：棄置、燒毀、切碎、收藏、轉(zhuǎn)送、轉(zhuǎn)讓，廉價出售，再循環(huán)……視乎物品和內(nèi)容而定。例如一個根據(jù)工具的使用頻率來劃分的貯藏方法參考例子：若某個工具一年中只用一次，或一次也沒用過，可考慮將這工具廢掉或入廠工具庫存放; 而毎天都要使用的就須放在自己的工具箱，以便隨時取用。
二、 整頓 （Seiton）把要用的東西，定量定位按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標識進行管理 。Seiton整頓，含有“定量”和“定置”兩重意義。首先是定量，要知道有多少數(shù)量：如在倉庫內(nèi)，到底有多少種原材料、零配件、半成品、成品，每種的數(shù)量有多少，為甚么要這個數(shù)量，為甚么要那么多種類，其次是定置，它們都放在那里，都能夠在一分鐘之內(nèi)找到手嗎？等等。 認真的進行2S可能會使你嚇一大跳，可發(fā)現(xiàn)企業(yè)的浪費實在驚人，許多東西，沒有人知道，或只有一個人知道放置在那里，要用的找不到，不要用卻都得驚人。定量定置，不但可以節(jié)省支出，也可以節(jié)省時間，更可以節(jié)省地方。曾經(jīng)有一家工廠在實行5 S后，將原來的倉庫面積，縮小了40%。定置，是規(guī)定一個放置的地方，好象很簡單，但其中的變數(shù)很多，所以出錯機會也是很多的。因此，定量定置，是一個極關(guān)鍵的階段和步驟。當然也要避免缺貨，要訂立最低存貨水平。要有訂貨說明，注明數(shù)目和日期。如物品有人正在使用，要標明使用者是誰，何時會歸還。物品可以根據(jù)形狀存放，或標明應(yīng)有的數(shù)目，使之一目了然。訓練員工熟悉程序，主動遵照規(guī)定辦事也是很重要的。
三、 清掃（Seiso） 將不需要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場無垃圾，無污穢狀態(tài) ，常清潔檢查。清掃（Seiso）是在進行清潔工作的同時進行檢查。即是說，不要只做表面工夫，大家看不見就算，馬虎了事。3S的精義是：清潔的目的是檢查。所以，企業(yè)多請幾個清潔工就能保持干凈，是錯誤的觀念。除了洗手間和一些公眾地方如走廊，樓梯以外，所有車間、機位、辦公桌，清潔工作必須由當事人做，才能達到檢查的目的。尤其是負責維修保養(yǎng)的人員，更加要注意在機修的同時要清潔檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)隱存的問題，及時加以解決。這樣做，對停機停產(chǎn)的時間絕對能夠有所降低。3S看來很簡單；但牽涉到的工作卻不少，要通過不斷細心檢查與照顧，使廠內(nèi)的所有對象保持在****狀態(tài)，任何污垢或廢物都可能減低效率，帶來廢品或甚至引起意外。清理要做好以下工作：① 劃定范圍、分配工作，② 有系統(tǒng)地清理個別場地和器材，及時發(fā)現(xiàn)潛在問題，避免情況惡化。③ 執(zhí)行改善措施， 不斷尋找途徑，加快清理過程，重點處理難以清理的地方。④ 建立整潔規(guī)則，群體協(xié)作，能例常進行或每天進行要例常進行或每天進行。
四、 清潔 （Seiketsu） 規(guī)范化，維持以上整理、整頓、清潔后的局面，使工作人員覺得整潔、衛(wèi)生。規(guī)范化（Seiketsu），包括立法和守法兩方面，一定要有明文規(guī)定，訂定守則，告示全員，使大家知所依從，才能持之以恒。1S， 2S， 3S是短期行為，可以一鼓作氣，做出成績，但這些只是5S的起步。許多企業(yè)在學習5S后，進行清除、整理、清理后，就沒有下文了。主要原因是沒有發(fā)展一套明確的系統(tǒng)，以維持及長期實行前面三個階段的成果。訂立規(guī)則、制度，制訂年計劃、明確責任、授與權(quán)力、賞罰分明，致于制定卷標，標識，設(shè)計控制，提高可視度等等，都是屬于立法范圍。這些要求，都是和ISO 9000不謀而合的。守法，則視乎人員是否合作，自律性是否強，自覺性是否高而定。同時，也視乎所立的“法”是否合情合理。一個有效的方法是盡量讓員工參與立法程序，使他們有機會發(fā)言，提高他們的參與和歸屬感。
五、 自律（Shitsuke）（也有的稱為素養(yǎng)、素質(zhì)等）守紀守法，通過進行上述4S的活動，讓每個員工都自覺遵守各項規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工作習慣，做到“以廠為家、以廠為榮”的地步。自律（Shitsuke），訓練與紀律，是要達到保持和維護的目的。企業(yè)內(nèi)人員素質(zhì)的提高，不斷的培訓是最有效的方法。培訓既可以增加各人的知識，也可以建立他們的能力；它不僅提高技術(shù)，還加強員工的自信和自豪感，在行動中，還可以改變他們的思想行為。這是4S的****保證。紀律很重要，不服從紀律的，要進行處罰，這在絕大部份員工也能接受，但最有效的紀律莫過于自律。自律性高，必須先提高員工素質(zhì)，即個人品質(zhì)，才能人人自覺，保持維護既定的條規(guī)和程序。
世界上最平凡的事情，最常見的事務(wù)，可能就是最珍貴，最有價值的東西。5S是一個很好的例子。日本企業(yè)內(nèi)部這種現(xiàn)場管理方法，就擺在我們的眼前，但一直沒有人領(lǐng)悟其中的奧秘之處！現(xiàn)在許多日本公司及世界先進的企業(yè)，已經(jīng)超越了5S的范疇。近年來，有6S及7S的出現(xiàn)和實施。Motorola更有10S的建立。10S即：1S-Sort 分類；2S-Set 整頓；3S-Shine清掃；4S-Standards標準化；5S-Strict 紀律；6S-Safety安全；7S-Security 保安；8S-Stout體能強化；9S-Skills技能多樣化；10S-Streamline作業(yè)精簡化。以上范圍除了原有5S的工作場所外，還將重點放在個人發(fā)展上，同時也隱含了ISO 14000及ISO 18000的范疇。是值得注意的趨勢。
5S是源起于日本企業(yè)的一種有效的管理方法，目前國內(nèi)很多企業(yè)也引進了這種管理方法一。5s指的是在生產(chǎn)現(xiàn)場，對材料，設(shè)備人員等生產(chǎn)要素開展相應(yīng)的整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)等活動，為其他管理活動，如全面質(zhì)量管理，ISO9000活動等奠定良好的基礎(chǔ)，是日本產(chǎn)品品質(zhì)得以迅猛提高行銷全球的成功之處。整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)的日語外來詞匯的羅馬文拼寫時，它們的第一個字母都為S，整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SETKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）五個項目。所以又稱之為5S。
5S 和QC活動兩者都是差不多同一時代，在日本企業(yè)內(nèi)實施的現(xiàn)場管理方法。但在知名度上，5S卻遠不及QC活動。自80年代到90年代初，在歐美，東南亞，都曾掀起過熱潮，在1978年，QC活動傳入中國，在中國質(zhì)量管理協(xié)會的領(lǐng)導下，各省市每年都有優(yōu)秀QC小組的選拔，而且每年九、十月間，中國質(zhì)協(xié)都會在各大城市招開的全國大會，評選國家優(yōu)秀小組及表楊各地小組的成績。相對來說，5S就一向鮮為人知，既沒有類似的協(xié)會，更沒有5S大會之類的活動出現(xiàn)。從前，去參觀日本工廠，只感覺到廠房內(nèi)整潔、干凈，還以為是因為有外人遠道來參觀，廠方理所當然，要打掃一番，這是任何人都會做的事，因此絕不會懷疑有何玄妙之處。看見廠內(nèi)掛有整理、整潔等大字，也僅認為是理所應(yīng)當?shù)摹Ｕl不知這個絕大的秘密，就擺在眼前，卻沒有人留意，更沒有人看得出其中的奧妙之處。 奇怪的是，日本人也從來沒有一套完整的理論或工具來支持5S。除了那五個拼音都以S起頭的日本字外，并無任何其它比較系統(tǒng)的理論。近年來，才由新加坡和日本合作錄制了一系列錄像帶，由PHP International發(fā)行，企業(yè)才算是有了一定的實施依據(jù)。開始有人知道5S是什么一回事，及有一些精明的老板開始領(lǐng)悟其中的奧妙之處。
